工单系统是维修维护管理的关键成功要素之一。工单是用于收集所有必需的维护维修信息的文档，可以用多种不同的方式进行描述。
“工单是由维修计划员筛选出来的认为必要的，并为其明确了所需资源的工作请求。”任何工单系统都必须对不同类型的工单加以区分。最常见的工单类型包括如下：计划工单；日常工单；紧急工单；停机工单。
1.计划工单
计划工单始于工作请求，是经维修计划员筛选，并已明确了所需资源，做了排程的工单。工单执行过程中，相关人员会输入工作信息，并提交存档。这种类型的工单是最为常见的。
2.日常工单
日常工单的用途如下：
1)重复性的小型作业，往往处理工单等文档的成本都超过了作业成本本身。
2)一些固定或例行任务，没有必要在每次执行时都重复生成工单。
这些工单是针对通常只需5~30min的快速作业生成的，如断路器复位或快速调整。如果为每一项这样的工作都生成一张专门的工单，那将会使维修工作埋藏在些无法有效编辑并生成有意义的报告的小事里。日常工单往往是针对特定设备或财务编码生成的。每当执行这类作业时，会将相应成本归入对应的工单编号。日常工单本身往往不会关闭，而是在管理层预设的时间段内一直保持开启的状态。在特定时间段结束后，该工单将关闭并过账到历史记录，而新的日常工单会随继生成。
日常工单的一个问题是人们有时觉得它们可以像信用卡一样使用，把那些没有途径计入的维修人员工作时间都归入到日常工单上。偶尔这样做可能无妨，但是当日常工单关闭时，就可以发现这些违规操作者。维修信息系统使得检测更加容易，因为它们可以快速地生成所有将工作时间归入日常工单的人员的列表。一些更复杂的系统甚至可以显示任何维修人员在不同类型工单上所花费的工作时间的百分比。如果怀疑某人违规操作，很容易找到他们。但是，这些做法通常是特例，而不是经常发生。大多数员工不会滥用日常工单。
3.紧急工单
紧急工单或故障工单通常在维修作业完成之后才生成。故障需要快速响应。大多数情况下，没有足够的时间来完成常规的计划和排程。维修人员、主管或生产主管通常在维修完成后登记紧急工单。紧急工单的格式与工作请求类似，只需要填写简要信息。当工单归入到设备历史记录时，应将其标记为紧急工单，以便通过以下方式进行分析：设备编号；设备类型；所属部门；工作请求发起人。
分析紧急工单可以帮助明确其趋势，而这些趋势在计划维修维护工作时是非常有价值的。故障请求或紧急工单的典型流程如下
1)故障处理请求由中央调度点接收(可能是维修主管)。
2)接收到的请求发送至维修主管。
3)如果维修工作超过一定时间或成本，维修主管将和维修计划员做更深入的工作分析。
4)相关后勤工作安排妥当后，维修工作开始。
对于工作请求的集中式处理是出于防止重复任务分配的需要。如果同一工作有多个请求，可以为其分派几个维修人员进行处理。
当维修工或主管到达工作现场时，他们可能意识到工作内容比最初请求的更多。如果所需工作量超过一定成本或时间，则该项任务将发回到维修计划员做调整。如果通过排程可以更方便地协调，那么维修计划员会密切地
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